Avvikelse och ärende
Avvikelse blir till ärende
När en punkt besvaras på en lista med ett "Nej", eller på annat sätt negativt svar, så blir det en avvikelse och punkten får en röd markering. Beroende på hur din organisation arbetar eller hur just denna listan är konfigurerad så kanske du inte behöver se eller hantera något mer. Punkten och listan kan konfigureras så att avvikelsen blir till ett stängt ärende vilket är sista steget på ett ärende.
Om avvikelsen inte direkt blir stängd så kommer du att se ärendet, på olika sätt, fram tills det är stängt
På web så syns tre räknare som handlar om ärende som bilden ovan visar. Det finns inte motsvarande räknare i app men väl vyer för att se och hantera ärende.
Ikonen längst till vänster som visar en biljett har en siffra som visar antalet ärenden som inte är stängda.
I siffran så ingår alla typer av ärenden såväl de som är skapade via avvikelser och de som är skapade manuellt.
Den andra ikonen är en röd triangel och med en siffra som visar ärenden som är skapade via avvikelse och är "Öppna".
De ärende som är öppna har status "Ej påbörjad" eller "Påbörjad" men alltså inte "Åtgärdade". Du eller någon annan i din organisation behöver åtgärda och stänga dessa ärenden.
Ikonen längst till höger med en glödlampa har en siffra för ärenden i kategorin "Förbättringsförslag" som inte är stängda.
Alla kan manuellt skapa ett ärende i denna kategorin för att lämna förslag på förbättringar i verksamheten eller utformning av punkt eller lista.
Ärenden kan sättas i status fram till "Åtgärdad" i app men att stänga ett ärende kan enbart göras på web.
Får du ändra i ärende?
Om du som anvöndare har blivit tilldelad en lista så har du normalt också tillgång till ärende som skapats från besvarade punkter och kan kommentera, tilldela och byta status. Alla dina kollegor i gruppen kan också göra detta.
Arbeta med ärende i app
En väg till att hantera ärenden i app är nör en punkt på lista skall besvaras och den röda markeringem för öppna ärenden syns enlgit nedan.
Ett klick på vinkeln eller hela den röda raden leder till en lista med de ärenden som är kopplade till tidigare utförande av punkten på denna listan. Se nedan lista med ärenden som i detta exmplet bara är ett ärende.
I listan med öppna ärenden visas några viktiga fält från varje ärende och genom att klicka på ett ärende så visas en detaljvy för ärendet. Se nedan.
Snabbväg för att ändra status på ärende i listan
Genom att svepa med fingret från höger till vänster så kommer en statusväljare som nedan och en ny status kan direkt väljas.
Detaljvy för ett ärende
Efter ett klick på ett ärende i en lista så kommer en vy som visar just detta ärende. Den visar när den skapades och av vilken användare samt en mängd relaterad information.
Punktens namn och listans namn samt kopplingar för just detta utförande.
Den första kommentaren visas. Antingen den kommentar som skrevs på avvikelsen eller den första texten på ett manuelt skapat ärende.
Tidslinje. Klicka på vinkeln till höger för att ta del av alla händelser som registrerats sedan ärendet skapades. Det är nya kommentarer, ändringar av status, byte av ansvarig, bifogade bilder mm.
Möjlighet att lägga till ytterligare bilder finns genom kamera och bildikonerna.
I fältet "Ny kommentar" så kan nya kommentarer skrivas och sparas på ärendet.
I nästa fält går det att tilldela en grupp eller en individ som ansvarig för ärendet. Klicka på vinkeln för en lista. Se nedan.
Längst ned så kan ny status för ärendet anges.
Efter ändring på ärendet så kommer en "Spara"-knapp fram. Glöm ej spara!
Tidslinjen
Genom att på detaljvyn för ärende expandera tidslinjen via klick på vinkeln så visas hela tidslinjen enligt nedan.
Varje händelse visar datum och tid och användare och alla kommentarer, ändring av status och ansvarig samt bilder visas.
Ärende på första sidan i appen
På första sidan i appen finns två knappar som används för ärenden. Den första visar en lista med ärende samt har navigation för att hitta rätt ärende. Den andra knappen används för att manuellt skapa ett nytt ärende. Se bild nedan.
Lista med ärende och navigering
Lista med ärende visar första gången den öppnas med öppna ärenden och då är "ÖPPNA" i navigeringen i överkant markerad.
Genom att scrolla i listan kan alla öppna ärenden hittas och med ett klick gå till detaljvyn. OBS! Snabbvägen med att svepa från höger till vänster för att byta status fungerar här.
Genom att klicka på de olika nyckelorden i navigeringen så visas de olika kategorierna. Sökning med text kan också göras i vyn.
Första nyckelordet "Öppna" ger alla ärenden som antingen är "Ej påbörjade" eller "Påbörjade" oavsett kategori.
Den andra "Åtgärdade" visar alla ärende som har status åtgärdade oavsett kategori.
"Felanmälan" visar alla öppna ärenden i kategorin Felanmälan. Denna är standardkategori för alla manuellt skapade ärenden även om det finns fler kategorerier att välja mellan.
"Övriga" visar alla öppna ärenden som inte tillhör "Felanmälan" eller "Avvikelse verksamhet". Den senare är den kategori som alla ärenden som skapats via avvikelse tillhör. Denna kategori kan inte skapas manuellt.
"Mina" visar alla ärenden som är öppna som är tilldelade dig eller en grupp där du är med i.
Nytt ärende
Via knappen "Nytt ärende" på första sidan visas en sida för att manuellt skapa ett nytt ärende.
I det grå fältet och via ikoner för kamera och bilder kan kamera ta bild eller bild hämtas från lokala bilder och läggas till ärendet.
Kategori har normalvärde "Felanmälan" på ett manuelt skapat ärenden men se nedan för fler kategorier.
Ärendenamn är en rubrik för ärendet. OBS! För en avvikelse som blir till ärende så innehåller detta fält punktens namn.
Ny kommentar beskriver vad ärendet handlar om. OBS! För en avvikelse så motsvaras detta av den kommentar som anges (oftast obligatorisk).
Här kan en grupp eller en individ tilldelas som ansvarig för ärendet. Se bild nedan för val av grupp eller individ.
Välj vilken status som ärendet skall få initialt.
Efter att något fält fyllts i så visas knappen "Spara". Glöm ej att spara!
De kategorier som kan väljas visas ovan. OBS! Felanmälan verksmahet är den kategori som avviklser tilldelas och den kan inte väljas manuellt.
Välj en grupp eller en individ och gå tillbaks till föregående sida via vinkeln längst upp till vänster för att välja ansvarig.
Klicka på individ för att visa en lista. Välj "Ingen användare" för att ta bort ett tidigare val.
Skapa ärende på web
Web har motsvarande funktion för att manuellt skapa nytt ärende som i app. För att komma till sidan så används den högra blå knappen i menyraden längst upp som är markerad i rött på bilden nedan.
Rubrik för ärendet. OBS! För en avvikelse som blir till ärende så innehåller detta fält punktens namn.
Kopplingar till ärendet.Ett flertal olika värden kan kopplas till ärendet.
Tilldelat. Här kan en grupp eller en individ tilldelas som ansvarig för ärendet. Se bild nedan för val av grupp eller individ.
Flik & Verksamhet. Fungerar att använda men är på väg bort.
Ny kommentar beskriver vad ärendet handlar om. OBS! För en avvikelse så motsvaras detta av den kommentar som anges (oftast obligatorisk).
Välj vilken status som ärendet skall få initialt. På web kan status "Stängd" väljas vilket är sista steget bland status för ärende.
"Spara" för att skapa ärendet. Glöm ej att spara!
Hantera ärende på web
När man utför listor på web och besvarar punkter så finns motsvarande funktioner i app för att direkt på en punkt kunna se öppna ärende från tidigare utförande av denna punkt på samma lista. Då kan man läsa och ändra status direkt i vyn med listan. Nedan finns övrig hantering av ärenden.
På web finns huvudsidan för att hantera alla ärenden. Vyn finns via menyn längst uppe till höger och i listan på vyer finsn den med namnet "Ärende". Det går också att i menyraden klicka på någon av de tre räknarna för ärenden. Vid klick på någon av de tre räknarna så visas en filtrerad lista med ärenden som motsvarar den räknaren.
Klicka på någon av ovan för att gå till vyn för Ärende enligt nedan
Vyn består av
Några olika filter i överkant med status, kategorier och grupper. Använd dessa för att visa för situationen relevanta ärenden
Knapp "Visa äldre avviklser" är överspelad och på väg bort
Visa endast min sorterar fram de ärenden som är tilldelade dig eller grupper som du tillhör. Klicka en gång till för gå tillbaks till normal vy
Uppe till höger finns en meny för ärende med val som påverkar flera ärende samtidigt. Exempelvis stänga flera ärende samtidigt
Den vita raden har en sökfunktion för textsök samt möjlighet att filtrera på ett datumintervall inom vilket ärendet skapades
Ett fält för lista med ärende med rubriker. Det går att sortera på dessa rubriker genom ett klick. Ett klick på vald sortering byter sorteringsordning
De olika kolumnerna visar från vänster
Status med grå - Ej påbörjad, gul - Påbörjad, grön - Åtgärdad. En grön markering med vit bock visar att status är Stängd
Rubriken dvs för all avvikelser från utförande av listor innehåller den punktens namn
Namnet på den lista som punkten finns på. Visas bara på ärende skapat från avvikelse
Detaljer visar kopplingar inklusive punkt, lista med ikon
Datum och tid när ärendet skapades
Datum och tid för senaste händelsen på tidslinjen
Asnvarig eller tilldelad på ärendet
Kryssruta för att markera ärendet. Kryssrutan i rubrik-raden överst markerar alla ärender respektvie tar bort markeringen om alla är markerade
Ett eller flera markerade ärende kan stängas via menyn för ärende.
Längst ned finns möjlighet att ändra hur många ärenden som skall visas samtidigt samt bläddra mellan sidor av ärenden.
Genom att klicka på ett ärende visas detaljsidan för ärendet. Se nedan.
Detaljsidan består av
Kategori för ärendet. Kategori kan bytas men inte till Avvikelse verksamhet från annan kategori. Enast för avvikelser.
Rubrik för ärendet. OBS! För en avvikelse som blir till ärende så innehåller detta fält punktens namn.
Kopplingar till ärendet.Ett flertal olika värden kan kopplas till ärendet.
Länk till listan via ikon för lista med öga. Visas endast om det finns en koppling från ärende till lista. Listans kopplingar visas som information.
Avvikelsegrad. Fungerar att använda men är på väg bort.
Tilldelat. Här kan en grupp eller en individ tilldelas som ansvarig för ärendet. Se bild nedan för val av grupp eller individ.
Ny kommentar beskriver vad ärendet handlar om. OBS! För en avvikelse så motsvaras detta av den kommentar som anges (oftast obligatorisk).
Välj vilken status som ärendet skall få initialt. På web kan status "Stängd" väljas vilket är sista steget bland status för ärende.
"Spara" för att skapa ärendet. Glöm ej att spara!
På högersidan visas tidslinjen med alla händelser inklusive datum, tid och användare samt vad som skrivits och förändringar. Här visas även bilder.
Ärenden kan sättas i status fram till "Åtgärdad" i app men att stänga ett ärende kan enbart göras på web.
Får du ändra i ärende?
Om du som anvöndare har blivit tilldelad en lista så har du normalt också tillgång till ärende som skapats från besvarade punkter och kan kommentera, tilldela och byta status. Alla dina kollegor i gruppen kan också göra detta.